Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Temporary, Part-time · Berlin

Lust auf KI?

Für unseren Standort in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit (20 Wochenstunden) eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Deine Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen, operativen und organisatorischen Aufgaben
Erster Kommunikationskanal und Korrespondenz zur Geschäftsführung bzgl. Terminkoordination, inkl. Abstimmung von internen und externen Terminen, Meetings und Verhandlungen
Verantwortung für die Vor-/Nachbereitung von Meetings, inklusive Koordination von Informationen für Entscheidungsvorlagen, Erstellung und Verbesserung von Präsentationen und Dokumenten sowie Protokollführung
Eigenständige Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost, Reiseplanung, Reisekostenabrechnung, Bestellvorbereitungen, Rechnungsbearbeitungen und allgemeine Abrechnungen

Dein Profil

Organisationstalent: Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Freude am Aufbau neuer Unternehmensprozesse, Geduld in neuen und sich verändernden Strukturen
Erfahrung und Kompetenz: Fundierte kaufmännische Erfahrung, Verständnis der Sensibilität von Daten, vertrauensvolles und loyales Arbeiten
Hands-on-Mentalität: Keine Scheu vor neuen Aufgaben oder Tools, sicher im Umgang mit MS-Office-Anwendungen, Gespür für gut strukturierte und visualisierte Power-Point-Präsentationen und Dokumente
Empathie und Teamgeist: Empathische, lockere Art, gute soziale Kompetenz, Begeisterung für künstliche Intelligenz
Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Engagement Für Dich

ZDF Sparks ist ein Arbeitsumfeld für neugierige, ehrgeizige und kollaborative KI-Trendsetter:innen, die sich für die Arbeit an neuen und sich ständig verändernden Kundenherausforderungen begeistern. Wir sind stolz auf unsere Vielfalt und arbeiten gerne in dynamischen, funktionsübergreifenden und multikulturellen Teams.

Unser hybrides Büro- und mobiles Arbeitsmodell ist darauf ausgelegt, persönliche Flexibilität und Kreativität zu fördern und eine gesunde Work-Life-Balance zu ermöglichen. In unserem zentral gelegenen Berliner Büro im obersten Stockwerk verfügen wir über moderne Räumlichkeiten mit ergonomischen Arbeitsplätzen, die den persönlichen Austausch und den Wissenstransfer fördern, sowie über abgeschlossene Bereiche für größere Meetings und ungestörtes Arbeiten.

Wir vernetzen uns mit unseren ZDF-Büropartner:innen und Besucher:innen bei Mittagessen, Gesprächen und After-Work-Get-together-Events und unternehmen gemeinsame Aktivitäten bei regelmäßigen Firmenevents.

Unsere Werte

Bei ZDF Sparks bilden unsere Werte die Grundlage für alles, was wir tun:

Transparent: Wir glauben an eine klare und offene Kommunikation, sowohl innerhalb unseres Teams als auch mit unseren Kund:innen. Deine Einsichten und dein Wissen werden geschätzt und geteilt, um den gemeinsamen Erfolg zu fördern.
Fun: Wir glauben, dass Arbeit Spaß machen und bereichern sollte. Bei ZDF Sparks pflegen wir eine lockere Atmosphäre mit Humor und einem entspannten Kommunikationsstil unter den Kolleg:innen. Das schafft ein positives Umfeld, in dem sich jede Person wohl fühlt und motiviert ist, sein/ihr Bestes zu geben, damit unsere gemeinsame Arbeit produktiv und erfüllend ist.
Diverse: Unsere Stärke liegt in der Vielfalt unseres Teams. Unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe treiben unsere Kreativität und Innovation voran und sorgen dafür, dass unsere KI-Lösungen umfassend und integrativ sind. Durch die Integration verschiedener Sichtweisen entwickelt unser Team gemeinsam KI, die unterschiedliche Erfahrungen widerspiegelt und die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kund:innen erfüllt.
Innovative: Wir leben Innovation, lernen ständig dazu und verschieben Grenzen, um innovative KI-Lösungen zu entwickeln.

Noch Fragen?

Deine Ansprechpartnerin ist: Nilofer Qayumi (Senior Technical Recruiter)

Bei Fragen zur Stellenausschreibung und zum Bewerbungsprozess wende Dich bitte an career@zdf-sparks.com.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Bei ZDF Sparks treibt Vielfalt unsere Innovationen voran und stärkt unser Team. Wir setzen uns für ein integratives Umfeld ein, in dem sich jede einzelne Person wertgeschätzt und respektiert fühlt. Wir freuen uns über Bewerbungen von fachlich qualifizierten Kandidat:innen, unabhängig von Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, nationaler Herkunft, Behinderung oder einem anderen gesetzlich geschützten Status.

Apply for this job

Über uns

ZDF Sparks wurde 2024 gegründet - unsere Datenexpert*innen beschäftigen sich als agiles Team mit der Entwicklung von KI-Lösungen und Algorithmen für die Medienbranche. Unser Fokus liegt dabei auf der Beratung, Konzeption und Umsetzung von KI-Diensten, insbesondere in den Bereichen Algorithmen, maschinelles Lernen und Datenplattformen zur Planung, Kommunikation, Distribution und Personalisierung von Daten sowie audiovisuellen Inhalten.

Wir sind der ideale Ort für neugierige, ehrgeizige und kollaborative KI-Trendsetter, die sich für die Arbeit an neuen - und sich ständig verändernden - Herausforderungen begeistern. Wir genießen die Arbeit in unserem schnelllebigen, funktionsübergreifenden und diversen Team, in dem sich alle wohlfühlen und ihr volles Potenzial ausschöpfen können.

Excited about AI?

We are looking for a part-time (20 hours / week) Management Assistant (m/f/d) for our location in Berlin at the earliest possible starting date.

Your Role

Support the executive management with administrative, operational, and organizational tasks
Serve as the first point of contact and correspondence for the executive management regarding scheduling, including coordination of internal and external appointments, meetings, and negotiations
Responsible for the preparation and follow-up of meetings, including coordinating information for decision-making, creating and improving presentations and documents, and taking minutes
Assist in organizing and updating employee information and internal communication
Independently handle incoming and outgoing mail, travel planning, expense reports, order preparations, invoice processing, and general accounting

Your Profile

Organizational Talent: Strong communication and teamwork skills, enjoyment in building new company processes, patience in new and changing structures
Experience and Competence: Solid commercial experience, understanding of data sensitivity, trustworthy and loyal work ethic
Hands-on Mentality: Not afraid of new tasks or tools, proficient in MS Office applications, keen sense for well-structured and visualized PowerPoint presentations and documents
Empathy and Team Spirit: Empathetic, easy-going nature, good social skills, enthusiasm for artificial intelligence
Language Skills: Excellent German and English skills, both written and spoken

Our Commitment To You

ZDF Sparks is a workplace for curious, ambitious, and collaborative AI trendsetters who are excited about working on new and continuously changing customer challenges. We proudly embrace diversity and enjoy working in fast-paced cross-functional and multicultural teams.

Our hybrid office and mobile work model is designed to support personal flexibility and creativity, enabling a healthy work-life balance. In our centrally located Berlin top-floor office, we enjoy modern spaces with ergonomic workstations grouped to facilitate personal exchange and knowledge sharing, as well as closed rooms for larger meetings and quiet work.

We network with our ZDF office partners and visitors over lunches, talks, and afterwork get-together events; and engage in fun team activities during regular company events.

Our Values

At ZDF Sparks, our values are the cornerstone of everything we do:

Transparent: We believe in clear, open communication both within our team and with our clients. Your insights and knowledge will be valued and shared to drive collective success.
Fun: We believe that work should be enjoyable and fulfilling. At ZDF Sparks, we maintain a light-hearted atmosphere with humor and a relaxed communication style among colleagues. This fosters a positive environment where everyone feels comfortable and motivated to contribute their best, ensuring our collaborative efforts are both productive and enjoyable.
Diverse: Our strength lies in our diverse team. Different perspectives and backgrounds drive our creativity and innovation, ensuring that our AI solutions are comprehensive and inclusive. By integrating different points of view, our collaborative team develops AI that reflects various experiences and meets the diverse needs of our clients.
Innovative: We live and breathe innovation, continuously learning and pushing boundaries to deliver cutting-edge AI solutions.

Any Questions?

Your contact person is: Nilofer Qayumi (Senior Technical Recruiter)

For any questions about the job advertisement and the application process, please contact career@zdf-sparks.com.

We look forward to getting to know you!

At ZDF Sparks, diversity drives our innovation and strengthens our team. We are committed to creating an inclusive environment where every individual feels valued and respected. We welcome applications from all qualified candidates, regardless of race, color, religion, gender, sexual orientation, age, national origin, disability, or any other legally protected status.

Apply for this job

About us

ZDF Sparks was founded in 2024 - our data experts are an agile team dedicated to the development of AI solutions and algorithms for the media industry. We are focused on consulting, design and implementation of AI services, especially in the areas of algorithms, machine learning and data platforms for planning, communication, distribution and personalization of data and audiovisual content.

We are the perfect place for curious, ambitious and collaborative AI trendsetters who are excited about working on new and changing challenges. We enjoy working in our fast-paced, cross-functional and diverse team where everyone feels comfortable and can fulfill their full potential.

Apply for this job

We are looking forward to you!

You are just a few clicks away:
Please fill out the form so we can check your application.